物流

【連載第1回】「通販物流在庫管理とは?」~人気ショップはこうしてます!知っておきたい通販物流・在庫管理のテクニック~ 実は大事な商品マスタ管理! ECサイトオープンは「商品コード」付与から始めよう!

皆様、はじめまして!
ロジザード株式会社の河野 友美(カワノ ユミ)です!

これから“実体験の女子目線”で、通販物流に関する色々な問題点の解決方法や、成功例・失敗例も交え、具体的な実践方法をお伝えできればと思っております。

宜しくお願いいたします!

さて、今回は、よくご相談を受ける「どうやったら誤出荷をなくせるのか?」、「出荷業務の効率化はどうしたらいいのか?」を解決する、初めの一歩「商品コード」についてご紹介します。

物流在庫管理の基本は「標準化」

標準化とは、簡単に言えば、「みんなが理解できる仕組み」を作りましょう!という事です。

例えば、自社で出荷作業を行っていらっしゃるショップ様などは、出荷の仕組み作りがなされていないと、倉庫管理の方がお休みされた場合、出荷ができずお店は「開店休業」状態となってしまう事があります。

作業自体は単純作業ですが、物流や倉庫に関わる部署は、実は『お店を背負っている』大切な部署なのです。

例えば、いつもいらっしゃるベテラン倉庫管理担当の方がお休みでいない場合を想定して下さい。
お客様からの問合せで「在庫確認」をする為に倉庫に行っても、「この商品どっちなの?」、「色が似ているけど違う商品?同じ商品?」、「交換分のTシャツが何処にあるかわからない…」。

皆様の倉庫ではこんな事が起こっていませんか?

他にも、商品アイテム数を一気に増やしたいけど、倉庫の方から「管理できないから、これ以上増やさないで~!」と言われたり…。
せっかくアイテム数を増やして売り上げを伸ばしたいのに、これでは本末転倒ですね。

「標準化」というのは、誰が見てもわかる商品管理、誰がやっても同じスピード・同じ精度で作業できる環境を作るという事です。

そして、出荷の仕組み作り(標準化)を行う土台となるのが「商品マスタ管理」の整備です。

名称で商品管理を行うと…

まずは、こちらの2つの商品名を例にあげました。
これらの2つの商品は同じ商品でしょうか?それとも違う商品でしょうか?

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正解は…、商品名称をつけた本人しか分かりません。
ただ、パッと見は違う商品に思えますが…、でも本当は同一商品かも…?

ベテランの方や、気心の知れた数人のスタッフで全ての業務を運営しているのであれば、この商品名でも判断できるかもしれません。

しかし、規模が大きくなってきて新規でスタッフを増やしたり、臨時で派遣のスタッフを雇ったり、業務の役割分担をしたり、事務所と出荷現場が離れたりすると、途端に「どっち」なのかがわからなくなってしまいます。

私が以前働いていた雑貨店では、色々な種類の商品があり、「水色の扇かんざし取ってきて!!」と頼まれて倉庫に行くと、かんざしは数段の棚にずらっと入っていました。

棚には、名称に「扇角かんざし大」の箱と、「扇かんざし大」の箱が隣同士に2つあり、もちろんそれぞれ「水色」の商品が入っていて、パッケージされていると形も同じようにしか見えません。

上記のTシャツの例と同様に、商品が一緒なのか、別なのかもわからず、左右1つずつ持って「左が扇かんざし大」と頭で言い聞かせながら持っていくと、「あっ、これ同じ商品よ!」の一言で終了…。

皆様もこんな事ありませんか?

正確な判別が出来ない「名称での管理」は、出荷数量が増えるに連れ「誤出荷や在庫差異の原因」となってしまい、ショップ成長の妨げとなってしまいます。

商品コードとは?

この問題の解決方法はいたって簡単です!
商品を「名称」ではなく、「コード」(商品番号やIDと呼びます)で管理するのです。

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「商品コード」がついていれば、私が経験した「よく似た商品名の商品を左右に1つずつ持っていく」という手間、『え~!それだったら事前に「2つの箱に分かれて入っているよ!!」 と言ってよ~』というようなコミュニケーションの弊害もなくなります。

こんな小さい事ですが、実はとても大きな事なのです。

「業務を標準化する」というのは、「誰が何度やっても同じように出来る」ということです。

じゃあ、「商品マスタってなに?」となると思いますが、この「商品コード」をまとめて管理するデータが「商品マスタ」なんです。
物流在庫管理は、全てこの「商品マスタ」から始まります。

「情報としての商品」と「物としての商品」を一元管理していれば、誰でも正確にお客様にお届けする事ができます。

物流業務で「何から手をつけたらいいの?」というお客様には、まず「商品コード」をつけて「商品マスタ」として管理しているかを確認させて頂きます。
みなさまのショップはいかがですか?

もし、まだでしたら、「標準化」していく為に、まずは「商品コード」をつけて、商品を「マスタ化」する事について考えてみてください。

もし自分のショップにまだ「商品名」しかなかったら、少しでもアイテム数が少ないうちに「商品コード」をつけましょう!
ショップの規模が大きくなってからの商品マスタ整備は本当に大変です!

例えば、商品コードが未整備の商品が「5,000」あるとすると、「5,000」の商品に新規で商品コードをつける。。。考えただけでゾッとしますよね…。

ショップ規模が大きくなり、物流・在庫管理をさらに進めていくためには、バーコード管理などシステム化を行う必要もあります。

その為にも、まずは「商品コード」の付与と、「商品マスタ」の整備を行ってみてください。

次回は商品マスタ管理の実践事例をご紹介いたします。