物流

【連載第16回】 ネットショップの仕入れ管理をもっと効率化させるコツ

ネットショップ運営では、販売商品の仕入れが欠かせません。この仕入れ管理がしっかり行われていないと、在庫不足といった問題につながってしまいます。いざECサイト上で注文したのに、在庫切れと連絡が返ってくるばかりでは、ECサイトに対する顧客からの評価は下がってしまうでしょう。ECサイト運営には、サイト運営から集客、受注・発送に至るまでさまざまな業務があります。日々業務に追われるなかでは、ネットショップの仕入れ管理も効率化させたいと願うはずです。そのためのコツについて、詳しくご紹介しましょう。

ネットショップの仕入れ管理とは?

まずはネットショップの仕入れ管理について、基本的な知識を確認しておきましょう。ネットショップで販売される商品は、自社内あるいは倉庫などに在庫を持ち、そのなかから注文に応じて発送していきます。発送が完了すれば当然ながら在庫が減っていくため、新たに仕入れる必要が生じるでしょう。あるいは新商品を取り扱う場合でも仕入れが伴います。

とはいえ、仕入れは電話やメールで完結するものではありません。「何を、いつ、どれだけ仕入れたのか」を管理するうえでは、仕入伝票を起票する必要があります。最近ではこの仕入れ管理もシステム化されるケースが多く、簡単な入力操作だけで起票・仕入れを行えることでしょう。もちろん起票内容に誤りが生じれば、仕入伝票の修正、そして仕入れ直しが必要です。では、この仕入れ管理が正しく行われなかった場合、どのような事態が起きるのでしょうか。

まず起こりうる事態として在庫不足があります。仕入れたと思っていた商品が仕入れられておらず、実際の在庫状況とECサイト上の表記が異なり、誤りが生じる。購入者がせっかく注文しても、確認してみると在庫が不足しており、商品の発送が遅れる(仕入れ後となる)ことになるわけです。「そんなに待てない」となれば、せっかくのお客様もキャンセルとなってしまうでしょう。逆に仕入れ数が多過ぎて、在庫過多になることも考えられます。在庫とは、売り切れなければ仕入額分が無駄なコストとなって残るものです。人気商品であれば別ですが、そうでなければ在庫処理が新たな課題としてのしかかるのです。

仕入れで活躍するアプリやシステム

このような事態を避け、効率的に仕入れ管理を行うためにはどうすればよいのでしょうか。仕入れ管理の方法はさまざまありますが、IT化が進んでいる昨今、仕入れ管理専用のアプリやシステムも開発されています。これらを導入すれば、よりスムーズかつ効率的な仕入れ管理が実現できるかもしれません。

アプリやシステムを活用すると、例えばデータ入力によって仕入伝票を自動排出したり、在庫状況の把握と仕入れ手配をオンラインで行ったりすることができます。スマートフォンやタブレットに対応したものであれば、場所を選ばず仕入れ管理が行えます。これらの機能は仕入れ管理にかかる業務の効率化、そしてミスの削減に貢献することでしょう。なお、アプリやシステムの利用料は、その多くが受注件数によって異なります。なかには初期費用が発生する場合もあるでしょう。そのためアプリやシステムを導入する際には、使いやすさや機能を踏まえつつ、十分に費用も確認するようにしてください。

まとめ

ネットショップを運営するうえで、仕入れ管理は重要なポイントです。効率的な運営はもちろん、顧客満足度にもつながります。その管理方法はさまざまですが、アプリやシステムなどのツールを活用すれば、より効率的にできるでしょう。なお、仕入れ管理を代行して行う業者も存在します。仕入れに割ける時間やリソースがない場合には、そうした業者への外注を検討するのもひとつの方法です。自社の体制や受注数、取り扱う商品などに応じて、適する手法を取り入れてください。