物流

【連載第18回】 在庫管理・倉庫管理システムを導入しよう!

ECサイト運営に欠かすことのできない、在庫管理や倉庫管理。これらに何よりも大切なことは正確性です。ここで誤りが生じれば、売上にも大きな影響を与えるでしょう。しかし、一つひとつを手作業で管理するには、在庫管理・倉庫管理で取り扱われる情報は膨大です。そのため、正確な管理に向けて在庫管理システムや倉庫管理システムを導入するケースが少なくありません。しかし、システム導入と聞くと難しそうな印象を受ける方は多いでしょう。それこそ操作を誤ってしまい、かえって大きなトラブルが起きてしまうのではと不安に感じる方もいるはずです。ここではそんな在庫管理や倉庫管理にシステムを有効活用するため、導入時に押さえておきたいポイントを解説していきます。

在庫管理システムとは

まずは在庫管理システムの基本から。システムによって機能に細かな違いはありますが、在庫管理システムでは大きくわけて次のようなことが行なえます。

  • 品目管理:ECサイト内で取り扱う商品の品目管理
  • ユーザー管理:在庫管理を行うスタッフの管理(情報登録、権限配布 等)
  • 仕入先管理:商品の仕入先に関する情報管理
  • 顧客管理:商品購入者の氏名、住所、連絡先などの管理
  • 在庫明細:在庫数や入出庫数、不足在庫などの情報を確認
  • 入出庫伝票:入荷および出荷に関する伝票登録
  • 棚卸伝票:棚卸データの登録

このほかにも、システムによって機能は多岐にわたります。いわゆる販売管理・商品管理システムという位置づけでも用いられる場合も多く、支払い・請求や品目別の在庫状況、あるいは売上などの管理までカバーできるものもあるでしょう。

在庫管理システムはソフトウェアといったパッケージのみならず、オンラインサーバーを用いたクラウド型、オープンソースなど種類も豊富です。それぞれの特徴については、以下のとおりです。

・パッケージソフト

パソコンへインストールするもの。既成パッケージはもちろん、カスタマイズ可能なソフトも多く販売されています。基本的に情報は使用するパソコン内で保管されます。

・クラウド

オンラインのサーバー上で情報管理を行うもの。複数台のパソコンからも情報にアクセスできます。パソコン上に情報が保管されないので、パソコンの入れ替えなどでも移管がスムーズです。

・オープンソース

無料で提供され、自社で目的や体制に応じカスタマイズして使用します。ただしカスタマイズには専門知識が必要なため、技術者のいない企業では使いこなせない可能性があるでしょう。

なお、例えば品別の賞味期限や倉庫内における管理場所など、細かな在庫状況を把握するには在庫管理システムで不十分なこともあります。その場合には、倉庫管理(WMS)システムの導入を検討してみてください。

倉庫管理(WMS)システムとは

倉庫管理システムはWMSと呼ばれ、これはWarehouse(倉庫)Management Systemの略称です。基幹システムとして位置づけられるもので、このなかに在庫管理機能を含みます。しかし、在庫管理だけでなく、例えば以下のように販売・経営全般に関わる情報を管理することができます。在庫状況の見える化、倉庫業務の効率化などに貢献します。

  • 在庫管理
  • 労務管理
  • 作業工程管理
  • 入出庫管理
  • 検品管理
  • ピッキング管理 など

単に商品だけでなく、労務といった現場で働くスタッフの状況まで管理できるシステムです。最近ではスマートフォンやタブレット端末と連携し、倉庫内における製品の保管場所まで管理できるシステムも増えてきました。

まとめ

在庫管理や倉庫管理にシステムを導入すべきか否か、また、どのようなシステムを導入すべきなのかは、事業規模や体制などによって大きく異なります。システムの種類によっても機能に違いがありますし、そもそもシステムの導入が必ずしも必要ではない場合もあります。まずは現状と課題を明確化し、そのうえでシステムが有効であるかを判断しましょう。