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  • 連載第10回
  • 2016/2/8

どう仕分ける?海外へ商品の買付に行った出張費

パスポート

海外から商品を買い入れているショップは多いものです。年に複数回、現地へ買付に行ったり、見本市へでかけたり、商材の調査のため渡航する…といったこともあるでしょう。また、海外へ商品の生産を発注しており、視察に出かけるといった例もあるかもしれません。
このような場合、航空券やホテル代などの渡航にかかった出張費の費用の全額はどのように計上したらよいのでしょうか。

旅行なのか出張費なのか

飛行機画像ネットショップでは、海外からの小物の輸入や海外のデパートサイトから直接購入したものを販売するショップが多くあるでしょう。わざわざ買付に行くことはないかもしれませんが、海外に行った際にインスピレーションがわいて、ショップの企画ができたということもあるかもしれません。
海外旅行は法人の規定で、3泊4日まで福利厚生費になります。この規定のイメージが強くて海外となると出張費というより「経費に認められるのは○泊まで!」という考えが先行しがちです。
しかし、旅行と出張費は別ものですので慰安旅行なのか、買い付けや視察、調査や打ち合わせなのか、内容で考えていきましょう。
もしも、慰安旅行と混ざっているケースでは、上記の通り3泊4日までが観光旅行として認められている範囲になります。福利厚生として認められるためには全社員参加など要件がありますのでご注意ください。

出張旅費規程を作りましょう

出張費を出張旅費として経費計上するためには、ルールの作成が必要です。頻繁に出張があるようなら「出張旅費規程」というタイトルで規定を作っておきましょう。一般的なフォームはネットで検索すれば出てきますが、以下の項目が入っていることが必要です。

1 出張費の定義について
片道距離を50Km、100Kmなど長距離であることの明示が必要です。

2 旅費の定義について
交通費、日当、宿泊費 など出張に関してかかる経費を明示しておきます。

3 交通費及び利用可能範囲
出張費や外出にかかる交通費及び利用可能な範囲を明示しておきます。また、交通費は実費にし、タクシーは必要に応じての支給とします。
飛行機や新幹線など利用するシートのレベルは、普通車やエコノミー、グリーン車やビジネスクラスを使うという明示をしておきます。航空機のファーストクラスは経費になりにくいので注意が必要です。

4 日当と宿泊について
国内の場合と海外の場合で分けて規定を作っておくといいでしょう。会社の状況に合わせて額面を決めるのですが、国内ですと3,000~10,000円、海外で10,0000~20,000円の金額範囲で金額決定しているようです。
海外渡航の場合は、旅行者傷害保険も会社で加入しておくケースが多いようです。海外渡航の場合は外貨建てになりますが、この場合のレートはクレジット決済にすると自動的にレートが確定します。しかし、現金支払いの場合はエクスチェンジした時にレートを使うと簡単でしょう。残った通貨はまたエクスチェンジした差損や差益で調整します。

最低でも上記規定と具体的金額をもりこんで、出張費を手当として支給する前に作成して社内共有しておきましょう。

出張費の明細の書き方

買付商品旅費規程を作成した後に、具体的な出張費の明細の書き方についてみていきましょう。
各人別に作成します。月日、出発地となる駅名、到着地となる駅名、使った交通機関、行き先、単価と金額、日当やメモなどを記載しておきます。これらは月ごとに〆て、合計した金額を精算するようにします。

また、海外の見本市や調査に行った場合には、見本市の写真や持ち帰り品、調査で行った場合にはレポートなども一緒に保管しておくと出張費としての信憑性が高いでしょう。
領収書の保管が必要ないというか、領収書の発行がない場合の多いのが旅費や出張費です。
証拠となる資料の保管やタイムリーな精算は大事な手続きです。
出張費や日当を使っていなかった会社は、これら今まで見過ごしていた費用となります。海外へ商談や取材、視察が多い会社は見直しをしてみましょう。
社員さんの規定は別に作成し、距離のある出張先の場合のお昼代などの負担を日当で工面するなどの工夫は喜ばれるでしょう。

表1

まとめ

海外渡航が旅行なのか調査なのか、研修なのか目的によっては充分経費となります。規定を作ったり出張費の明細書を作ったりとこまめな対応が必要ですが、隠れていた経費のひとつとなるので労力を惜しまず、社内のルールづくりを進めてみてはいかがでしょうか。