マーケティング

【連載第11回】 クラウドってどう便利なの? 会計に役立つソフトの導入

経理業務を専任させるスタッフを雇ったり、外部へ委託せずに「自分で決算書まで作ろう」と考えた時に便利なのが、広く流通している会計ソフトです。
これまで市販のパッケージ物がおもな導入時の方法でしたが、昨今ではクラウドサービスの便利で安価なシステムも多数存在します。導入によってどのように業務効率化を図れるかをご紹介していきましょう。

自動的にバージョンアップしてくれる

さまざまなデータを、オンラインで管理・保存してくれるクラウドサービス。ファイルやデータベースの編集や共有もすることができるため、近年会計の分野でも利用者が増えています。従来のCD-ROMをインストールして使うパッケージソフトと、クラウドサービスの会計ソフトとの大きな違いは、常に最新の状況に合わせて自動的にバージョンアップしてくれる点でしょう。パッケージソフトの場合、例えば、消費税の10%アップは当初は平成27年10月からでしたので、10月の日付で入力を始めたとたんに消費税が10%で計算されてしまい、直すことができない・・・ということが起きたりします。保守契約に加入しておけばよいのですが、結局毎年費用がかかるため買い切りの割安感が得られません。
一方のクラウドサービスであれば、自動的にバージョンアップされるため税率の変更時にも利用者は特別な設定も変更手続きも不要です。
また、クラウドサービスが便利なのは、会計ソフトだけではありません。会計の周辺業務である、給与計算です。会計ソフト以上に1年の間に何度も変更が入るのが給与ソフトであるといえます。多い時は、1年に3回料率の変更が入るため、苦労することも多いものです。4月から、社会保険の健康保険料の料率が変わり、7月に雇用保険の料率が変わり、9月から標準報酬の新しい基準で設定したとたんに、10月から厚生年金の料率が変わります。
このような変更にタイムリーに対応するには、クラウドなどシステムに任せるのがミスを防ぐために導入を検討してみてください。新たにクラウドシステムを使うことで発生する費用は、税率の計算ミスでうっかり会社が多く負担してしまうリスクを考えれば、決して高くはないコストではないでしょうか。

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永久に使用料がかかる

クラウドがパッケージソフトと大きく違うのは、買い切りなのか永遠に使用料を払っていくのかの違いがあります。クラウドは利用料を払わなければ、蓄積した過去の会計データの閲覧も含めてストップしてしまいます。では逆にパッケージソフトが永久に使えるかというと、OSの更新についていけなくなるので、やはり一定期間で買い換えが必要です。そのため、両者のどちらがお得かは単純な比較はできません。
パッケージソフトでも、パソコン買い換えの時は手持ちの会計ソフトのCD-ROMを年度毎に何枚もインストールするという作業が必要になります。古い会計ソフトは売っていないので、CD-ROMをなくしてしまったらパソコンの買い替えによって会計データを見ることができなくなってしまうトラブルも起こりえます。
クラウドの場合は、運営している会社の経営上の安定度によりますが、自分のパソコンが壊れても会計データは飛びません。外出先からアクセスできるのでちょっとした経費もすぐに入力できてしまいます。一人で営業から事務全般を行っている人の場合は、クラウド会計サービスに何らかのリスクを感じないのであれば仕事のスピードアップ、余計な作業で時間をとられないためにも大きな効果を実感できるのではないでしょうか。
請求書作成サービスをクラウドで使っている人は、外国へ出張している間でも請求書をネット上で作成して、郵送ボタンを押して代理で発送してもらっています。

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まとめ

クラウド型の会計ソフトは10年以上前からありますが、1行の仕訳の入力に20秒かかるなど実用的でないものが多かったのです。カスタマーサービスの電話がつながりやすい、使い方がわかりやすい、運営会社が大手、入力スピードが速いなど必要な条件が揃ったクラウドサービスがあれば業務効率のために導入を検討してみましょう。